Ferlar eða frelsi? Guðmundur vill bæði 🤓 

Við skulum vera heiðarleg: Það er ekkert sérstaklega spennandi við orðið „ferli“.

Spyrjið bara Guðmund.

Þegar einhver segir „við þurfum að skoða ferlið“ sér hann fyrir sér Excel-skjal með 87 reitum, fund með helling af kössum og pílum og einhvern sem segir:

„Við höfum alltaf gert þetta svona.“ 😴

Guðmundur vill miklu frekar frelsi.

Frelsi til að leysa málin. Taka ákvörðun. Prófa eitthvað nýtt. Hjálpa viðskiptavininum án þess að þurfa samþykki frá fjórum manneskjum og fylla út eyðublað í þríriti.

Sveigjanleiki. Sjálfstæði. Sköpun. Nýsköpun.

Space – ekki standard operating procedure.

En hér kemur þessi leiðinlega (en dásamlega) staðreynd:

Guðmundur þarf bæði.

🤯 Þegar Guðmundur hefur ekkert ferli...

Í fyrstu hljómar það kannski eins og draumur.

„Þú ræður bara hvernig þú gerir þetta, Guðmundur.“

Frábært! 🎉

Þangað til Guðmundur uppgötvar að enginn veit alveg hvernig hlutirnir eru gerðir.

Hann spyr:

„Hver á eiginlega að gera þetta?“
„Hvar finn ég nýjustu útgáfuna?“
„Hefur einhver svarað þessu?“
„Hver tók þessa ákvörðun?“
„Bíddu... gerum við þetta ekki öll eins?“

Og þar sem Guðmundur er samviskusamur og vill gera vel, þá reddar hann þessu.

Hann býr til sína eigin Excel-skrá. Finnur sína eigin leið. Spyr Siggu hvernig hún gerir þetta. Geymir mikilvæga skjalið einhvers staðar þar sem hann finnur það aftur.

Og næsti Guðmundur gerir nákvæmlega það sama – bara öðruvísi.

Útkoman?

• Fólk finnur upp hjólið aftur og aftur.
• Ábyrgð verður óskýr.
• Sama vinna er framkvæmd á mismunandi hátt.
• Tími fer í leit, spurningar og endurvinnu.
• Og stressið byrjar hægt og rólega að læðast að. 🧠

Frelsi án nægilegs skýrleika getur nefnilega breyst í kaos.

🧱 En svo ákveðum við að „laga ferlana“

Nú sveiflast pendúllinn í hina áttina.

Guðmundur fær verklagsreglu.

Og eyðublað.

Og gátlista.

Og samþykktarferli.

Og nýja verklagsreglu sem útskýrir hvernig á að nota eyðublaðið sem fylgir fyrri verklagsreglunni. 😵‍💫

Nú fær Guðmundur að heyra:

„Það má ekki – þetta er ekki í verklagsreglunni.“

„Þú verður fyrst að fylla út formið.“

„Þetta þarf að fara til samþykktar.“

Og uppáhaldið:

„Við höfum alltaf gert þetta svona.“

Nú vitum við vissulega hvernig hlutirnir eiga að vera gerðir.

En Guðmundur er hættur að hugsa.

Hann fylgir bara ferlinu.

Og það er ekkert sérstaklega góð niðurstaða heldur.

Of mikil stýring getur drepið nákvæmlega það sem við viljum fá meira af: frumkvæði, sköpun, ábyrgð og góða dómgreind.

⚖️ Guðmundur þarf ramma – og rými

Þarna liggur galdurinn.

Við þurfum ekki að velja á milli ferla og frelsis.

Við þurfum ferla sem skapa frelsi.

Gott ferli segir Guðmundi ekki hvernig hann á að hugsa.

Það hjálpar honum að skilja:

Hvert erum við að fara?
Hvað skiptir máli?
Hver ber ábyrgð á hverju?
Hvernig á vinnan að flæða?
Hvað þarf alltaf að vera rétt – og hvar má ég nota eigin dómgreind?

Þegar þetta er skýrt þarf Guðmundur ekki að eyða orkunni sinni í að finna út úr kerfinu.

Hann getur notað hana í að gera góða hluti innan þess.

Og stundum jafnvel farið út fyrir ferlið – af því að aðstæðurnar kalla á það og hann skilur tilganginn á bak við það. 😉

❤️ Gott verklag + frelsi = betri vinnustaður

Markmiðið með góðu stjórnunarkerfi er ekki að stjórna Guðmundi meira.

Þvert á móti.

Skilgreind hlutverk → minna drama og meiri ábyrgð.

Sameiginleg ferli → minna rugl og meiri yfirsýn.

Skýrt flæði → minni leit, bið og endurvinna.

Frelsi innan ramma → meira sjálfstraust, frumkvæði og sköpun.

Og Guðmundur?

Hann fær loksins að nota hæfileikana sína í annað en að redda hlutum sem kerfið hefði átt að sjá um.

Sami Guðmundur. Betra kerfi. ❤️

🤔 En hvað með þinn vinnustað?

Ert þú meira ferlatýpan eða frelsistýpan?

Og enn áhugaverðari spurning:

Hvar er Guðmundur hjá ykkur?

Er hann stöðugt að redda hlutunum vegna þess að ferlarnir eru óskýrir?

Eða er hann fastur í reglum, samþykktum og verklagi sem kemur í veg fyrir að hann geti einfaldlega gert góða vinnu?

Kannski er Guðmundur meira að segja þú. 😄

Því þetta er sjaldnast spurning um annaðhvort eða.

Skýrir ferlar + meira frelsi = betri vinna + meira virði + glaðara fólk.

Og það er einmitt þar sem gott stjórnunarkerfi á að byrja.